Правила и образец заполнения спецификации к договору поставки

Договор поставки обычно составляется и заключается между поставщиком и покупателем после достижения ими первоначального устного соглашения об отгрузке какого-то вида или группы товаров. Он является основным юридическим документом для применения контрагентами в оптовой торговле.

Эту форму также чаще всего используют при осуществлении закупок государственными и муниципальными учреждениями, организациями.

В стандартном соглашении такого типа указываются следующие условия :

• дата и место заключения;
• полные наименования сторон, должностей, фамилий, имён и отчеств уполномоченных лиц;
• порядок отправки, хранения, упаковки и приёмки, качества и комплектности товаров;
• обязанности и ответственность сторон;
• общие сроки действия;
• порядок внесения изменений и расторжения;
• правила разрешения возникающих споров между сторонами;
• полные реквизиты участников сделки, подписи ответственных лиц и печати поставщика и покупателя.

Следует заметить, что договор поставки может заключаться на длительные периоды.

В спецификациях к соглашению. являющихся его неотъемлемой частью, указываются конкретные сроки и правила поставки с указанием наименования и характеристики каждой единицы и стоимости товара, реквизитов и пункта приёма изделий грузополучателем, порядок расчётов и другие существенные моменты хозяйственных операций.

В словарях спецификация определена как табличный документ, указывающий на состав изделия.

Применительно к соглашениям о поставке товаров она подробно характеризует и описывает каждый экземпляр отгружаемой продукции.

Задача этого формуляра состоит в идентификации каждого наименования изделий по видам, ассортименту, сортам и другим особенностям с указанием полной цены, её составляющих, срока и места доставки.

Именно спецификация является главным подтверждением согласия поставщика доставить, а покупателя принять каждый конкретный товар по установленной цене и прочих условиях. При возникновении споров и разбирательств в судах она часто становится решающим фактором подтверждения истцом или ответчиком своей позиции.

Например, поставщик отгрузил заказанную продукцию с просрочкой на два дня и наличием пересортицы, покупатель отказался его принять. Возникшую проблему обсудили на совещании руководители и юристы грузоотправителя и грузополучателя. Внимательно изучив спецификацию к договору поставки, стороны убедились в полной правоте покупателя и неукоснительно придерживались её условий во время осуществления последующих отгрузок товаров.

Жёсткие стандарты по её заполнению с указанием конкретных граф, строк и столбцов в российском законодательстве отсутствуют. Допускается оформление в свободной форме. Исходя из богатой накопленной сложившейся практики предпринимательства, самым рациональным будет записать спецификацию в табличной форме с указанием по каждому наименованию и другим отличительным чертам изделий следующие графы:

• №(номер по порядку);
• полное наименование единицы продукции;
• его соответствие ГОСТу, другим установленным стандартам, подтверждающим качество и индивидуальные признаки;
• указание его характеристик;
• единица измерения(штук, килограмм, тонн, погонных метров и т. д.);
• цена за единицу;
• количество продукции;
• сумма по партии поставляемого товара.

После записи во все строки по каждой индивидуальной единице продукции в конце таблицы подсчитывается общая стоимость отгрузки по данной спецификации, сумма налога на добавленную стоимость и окончательный итог с учётом НДС.

После заполнения таблицы в следующих абзацах указываются существенные правила отгрузки :

1. условия транспортировки согласно правилам Инкотермс или в другом определённом сторонами порядке;
2. сроки поставки;
3. место доставки, условия складирования, упаковки и хранения.

Если необходимо заключение сделки с индивидуальным предпринимателем, то будет полезна информация о том, на основании чего действует ИП в договорах .
Правила заполнения доверенности на получение товара описаны в следующей статье .
Особенности составления уведомления о расторжении договора изложены в данном материале .

Это важнейшее приложение к соглашению о поставке заполняется на отдельном стандартном листе формата А4 и заверяется подписями и печатями ответственных представителей продавца и покупателя.

Спецификация имеет такую же юридическую силу, как сам договор.

Образец Спецификации к договору поставки

В верхней части обязательно указывается дата и место подписания. полная ссылка на номер договора поставки и наименования предприятий, должности представителей сторон, которые заверяют спецификацию своими подписями и печатями продавца и покупателя.

В заключительной части приводятся полные реквизиты договаривающихся сторон. Они должны совпадать с теми, которые указаны в основном договоре.

Если общий перечень отгружаемых согласно спецификации изделий, не помещается на одном листе, её заполняют на следующих страницах. Каждая страница заверяется подписями уполномоченных сторонами лиц и печатями контрагентов.

Наиболее важные нюансы документа (цены, общая стоимость, условия транспортировки, сроки и место доставки) желательно выделить жирным шрифтом.

Скачать бланк спецификации в формате Excel и Word .

Для удобства и гарантии правильного заполнения и подсчёта по всем позициям и товарным группам, в электронном виде чаще всего его создают с помощью программы Excel.

Более подробнее о данном виде документа и особенностях его составления рассказано в следующем видеоролике:

Не стоит забывать что:

• спецификация согласовывается и подписывается сторонами договора до начала осуществления отгрузки товаров согласно указанному в ней перечню;
• заполнять этот документ следует тщательно и ответственно. Несовпадение информации в разных экземплярах одной спецификации и её несоответствие с основным договором может привести к признанию судом конкретной спецификации юридически несостоятельной и повлечь тяжёлые финансовые последствия для грузоотправителя и грузополучателя.

Приложение к договору как оформить Образцы формы бланки формуляры документов

В действительности заявление это отражение характера заявителя. Читающий бессознательно получает суждение о подписавшемся, что написал свои доводы, изучая заявление и его смысл. Это случается очень важнымв проблемах, когда выход формируется от умственного убеждения. Составить полезный шаблон у специалиста очень затратно. Потому что отсутствие недоделок труд, не возможный без знаний.

Приложение к документам – это дополнение, способствующее более полному раскрытию содержания и смысла основной деловой бумаги. К примеру, приложения уточняют списочный состав членов комиссий, создаваемых решением собрания, содержат спецификацию тех товаров или создаваемых конструкций, о которых идет речь в договоре и т.д. Большинство приложений представляют собой неотъемлемую часть основных документов, без которых последние не имеют юридической силы.

Приложение вполне может быть самостоятельным документом, например, проектом договора, сметы, планом, которое пересылается по требуемому адресу вместе с сопроводительным письмом. В данном случае оба документа представляют собой комплект, но сопроводительное письмо не несет основной смысловой нагрузки. А вот договор и приложение к нему – это составные части одного и того же документа.

В делопроизводстве при оформлении приложения используют ГОСТ Р6.30 и ГОСТ 2.105-95, касающиеся приложений и текстового их оформления. Кроме этих стандартов есть другие ГОСТ по отраслям, конкретизирующие оформление.

Приложение к договору согласно ГОСТ может быть оформлено, как продолжение соглашения с нумерацией листов, или выпущено в качестве отдельного документа. В тексте договора должны быть ссылки на все дополнения, прилагаемые к договору с указанием их номера, пунктов и подпунктов. Если приложений несколько, то все они начинаются с нового листа с обязательным написанием посредине «Приложение».

Если оно носит информативный характер, то после названия приложения пишут в скобках, что оно рекомендованное или справочное.

Если оно относится к разряду обязательных, то отмечают – «обязательное». Обозначать документы можно и заглавными буквами. В шапке указывается также количество содержащихся в приложении страниц.

Сегодняшний день сделал возможным приложения, размещенные на электронных носителях, что не предусмотрено ГОСТ. В этом случае в договоре будет ссылка на приложение на компакт-диске.

Образец приложения к договору можно найти и скачать на нашем сайте. Разумеется, что это лишь форма приложения, а наполнять его следует, исходя из заключенного договора. Чаще всего документы, прилагаемые к соглашению, слишком объемны, чтобы их включать в основной текст:

Приложения для договров- описания

Договор — письменно оформленная сделка двух или более лиц о взаимных обязательствах. Не всегда в нем можно прописать все необходимые условия. Для того, чтобы подробно оговорить все параграфы, к договоренности прикладываются вспомогательные документы.

Это документы, более подробно оговаривающие содержание пунктов соглашения. Заполняются они в письменной форме, могут размещаться на одном или нескольких листах и, если главная договоренность заверяется нотариусом, то также требуют нотариального заверения. На бланке сперва пишется его порядковый номер и наименование. Также необходимой является ссылка на главный контракт через его номер с указанием даты и места составления. Далее указывается пункт договоренности, который раскрывается, и его содержание. После этого проставляются реквизиты контрагентов с указанием их должностей. Здесь же ставят поле для подписи. Обычно приложение к договору является частью договора. Они должны подписываться вместе с договоренностью. Если оно будет составлено и подписано позднее, то целесообразно будет его отметить как дополнительное соглашение.

Исходя из вида договоренности, можно приложить разные бумаги. Например, при купле-продаже прилагается акт приема-передачи, фиксирующий оплату товара и факт его передачи.

К большинству типовых контрактов обязательно прилагаются:

• Дополнительное соглашение — неотъемлемый компонент контракта. По сути, это приложение к договору является частью договора. Оформляется в простом письменном виде. По своей сути расторгает, дополняет, изменяет первоначальную сделку. В бланке следует указать время и место заключения, новые условия, реквизиты участников и их подписи. Вступает в силу сразу после его подписания, если другое не предусмотрено законом или первоначальным контрактом. Также нужно указать наименование документа, компонентом которого выступает дополнительное соглашение.
• Протокол разногласий — полноценная составляющая соглашения (по юридической силе не уступающая ему), в котором контрагент указывает неприемлемые на его взгляд моменты сделки. Это приложение к договору является частью договора. Составляется как при разработке первоначальной сделки, так и после ее заключения. В большинстве случаев споры фиксируются в таблице, в одной колонке которой указывается предложения первого участника, а в другой — ответ второго на них. Его должны подписать уполномоченные лица с обеих сторон, скрепить печатями и приложить к основному документу. Также на листе его указывается наименование, ссылка на основную договоренность, и проставляется дата и место составления. В главном контракте ставится приписка, в которой сказано, что он подписан с протоколом разногласий.
• Протокол согласования разногласий составляется тогда, когда второй участник не согласен с предложениями в протоколе разногласий первого. Обычно оформляется в виде таблицы: в первых двух колонках представлена редакция спорных параграфов сторонами, а в третьей — согласованная редакция. В форме проставляются все реквизиты, что и в предыдущем протоколе.

Образец каждого из рассмотренных документов можно скачать на сайте FreshDoc.ru.

Приложения для договоров

Спецификация к договору поставки

Договор поставки товара определяет обязанности сторон, в частности поставщик обязуется поставлять продукцию требуемого количества, качества и в согласованные сторонами сроки, а покупатель принимать ее и оплачивать в порядке, указанном в договоре. Договор может быть долгосрочным и предусматривать неоднократную поставку товара. Стороны подписав "рамочный" (не содержащий количество и стоимость продукции) договор заранее тем самым согласовывают порядок взаимодействия, а количество и состав товара выносится в приложении к договору - спецификацию, которая может подписываться сторонами в любой момент в течение срока действия договора. Важно, чтобы в договоре поставке была ссылка на приложение-спецификацию.

В спецификации к договору поставки стороны указывают перечень поставляемых товаров, их количество и стоимость. Также спецификация может содержать информацию и стоимость дополнительных услуг, к примеру, стоимость сборки мебели - при поставке мебели, стоимость установки и предварительной настройки компьютера - при поставке компьютерной техники и т.п.

Унифицированной формы спецификации не существует, поэтому стороны вправе использовать любой удобный для них формат. Образец спецификации вы можете посмотреть и скачать на нашем сайте.

к договору поставки №____

от «__» ___________ ____г.