Категория: Программы
Ведение кассовой книги в электронном видевыполняется сиспользованием компьютера. Программы, установленные на ПК, позволяют осуществлять ведение этого регистра в электронном виде с его распечаткой или сохранением на сервере.
Что из себя представляет кассовая книга в электронном видеКассовую книгу в электронном виде ведут на персональном компьютере с применением программного обеспечения. Оно должно не только отображать книгу на мониторе компьютера, но и давать возможность распечатывать ее при помощи принтера. Отображение кассовой книги на мониторе и ее бумажный вариант должны совпадать (форма КО-4 постановления Госкомстата от 18.08.98 № 88). На ее листах указывают все реквизиты, предусмотренные формой КО-4 кассовой книги.
Как вести кассовую книгу с применением ПКСуществует 2 варианта ведения кассовой книги в электронном виде .
1. Ведение книги в электронном виде с сохранением ее на бумажных носителях.
Кассовую книгу заполняет кассир. В своей деятельности он руководствуется указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. Основное требование — соблюдение лимита денежных средств по кассе. Заполнение кассовой книги кассир совершает при получении от бухгалтерии кассовых ордеров (ПКО и РКО), на основании которых производит получение и выдачу денег.
Кассир заполняет кассовую книгу в течение рабочего дня. В конце дня он проверяет записи с поступившими первичными документами и определяет остаток денег в кассе. После этого распечатывает листы кассовой книги в 2 экземплярах, ставит свою подпись и относит бухгалтеру для проверки вместе с первичными документами (ПКО, РКО и другими). Нумерация листов должна быть сквозной с начала года.
Один из экземпляров листов кассовой книги с оригиналами ПКО и РКО остается у бухгалтера, а на другом бухгалтер ставит свою подпись и передает кассиру. Эти действия можно проводить в программе 1-С Бухгалтерия (вкладной лист и отчет кассира). К концу года кассовая книга, распечатанная с электронной версии, должна быть пронумерована, сшита и опечатана.
Правильность заполнения кассовой книги контролирует главный бухгалтер.
2. Ведение кассовой книги полностью в электронном виде.
При работе с электронной кассовой книгой используют бухгалтерские программы (1-С, Инфо–бухгалтер, Налогоплательщик ЮЛ и другие). При электронном оформлении кассовой книги нужно предусмотреть защиту информации от:
Кассовую книгу на ПК кассир заверяет электронной подписью. Электронная подпись к кассовой книге оформляется на основе положений закона от 06.04.11 № 63-ФЗ. Электронная подпись — это присоединяемая к электронному документу информация, используемая для идентификации подписавшего его лица. Подлинность электронной подписи проверяют сертификатом ключа, выдаваемым удостоверяющим центром. После подписания кассовой книги электронной подписью кассира исправления в ней не допускаются (п. 4.7 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).
При соблюдении перечисленных выше требований обеспечивается сохранность документа в электронном виде. В этом случае электронный документ признается равноценным бумажному (п. 1 ст. 6 закона от 06.04.11 № 63-ФЗ). Хранение документов в электронном виде обеспечивает руководитель фирмы.
Где скачать бесплатно кассовую книгу?Кассовую книгу можно скачать бесплатно на нашем сайте.
Для работы с кассовой книгой достаточно программы Microsoft Office (Word и Excel).
С помощью кассовой книги осуществляется учет кассовых операций по принятию или выдаче денежных средств. Кассовая книга (форма КО-4) ведется вручную или в электронной форме, в единственном экземпляре.
Ведение кассовой книги вручную
Книга в зависимости от числа операций заводится на определенный период времени. Нумерация листов осуществляется до начала заполнения и визируется главным бухгалтером и директором на последней странице. Книга прошивается и опечатывается мастичной или сургучной печатью, ведется она под контролем главного бухгалтера.
Ведение кассовой книги в электронном виде
Кассир в начале каждой рабочей смены готовит две одинаковые распечатки с реквизитами – «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». На распечатках должны быть соответствующие реквизиты, они нумеруются по возрастанию с начала года.
Общее число листов за месяц или год показывается на последнем вкладном листе за соответствующий период. Распечатки подписываются кассиром после того, как он убедится в их правильности. На протяжении года должно осуществляться хранение этих листов в кассе, отчет с приложением расходных и приходных кассовых ордеров передается в бухгалтерию.
Сшивание и опечатывание листов производится по мере необходимости или в конце календарного периода (года). На них ставится подпись руководителя и главбуха, а также указывается общее число листов.
Материалы для скачивания
Бухгалтерские бланки, формы бухгалтерской и налоговой отчетности, а также прочие образцы и шаблоны документов.
Кассовая форма ко 4 — унифицированная форма первичной учетной документации, применяемая для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. Это может быть супермаркет с десятью кассирами в торговом зале, это может быть кинотеатр, это может быть фирма с десятком складов, на которых принимаются наличные деньги, — все равно кассовая книга формы ко 4 для одного предприятия в конкретный момент времени может быть только одна.
Кассовая книга форма ко 4 скачать образец бланка которой можно на нашем сайте, должна быть пронумерована, прошнурована и отпечатана.
В программе «Экспредо», для Вашего удобства, реализована возможность автоматического формирования листов кассовой книги формы ко 4при формировании приходного кассового ордера. Поскольку сейчас допускается ведение кассовой книги формы ко 4 с применением компьютера, то используя программу «Экспредо» Вы сможете вести и скачивать листы кассовой книги на Ваш компьютер отдельно за каждый месяц.
В «Экспредо» все листы кассовой книги формы ко 4 формируются и сохраняются в хронологическом порядке.Это достаточно удобно, поскольку Вы сможете по окончании календарного года (или по мере необходимости) брошюровать их в хронологическом порядке. Каталог листов кассовой книги ко 4 Вы можете хранить отдельно на съемных носителях. Это позволит Вам, по прошествии времени, всегда вернуться к необходимому листу кассовой книги ко 4, скачать его на компьютер и при необходимости распечатать в программе «Экспредо».
Общее количество листов в кассовой книге формы ко 4 за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается. Контроль правильного ведения кассовой книги формы ко 4 возлагается на главного бухгалтера. Ведение кассовой книги формы ко 4 существенно облегчит Вам работу.
Наша портативная версия программы «Экспредо» станет прекрасным дополнением к Вашему бизнесу.Вы сможете вносить данные в кассовую книгу формы ко 4 прямо во время сделки с клиентом, Вам достаточно лишь запустить портативную версию программы «Экспредо» с любого съемного носителя. Вы сможете скачать листы кассовой книги формы ко 4. распечатать или отправить на е-mail Вашему бухгалтеру сразу из «Экспредо».
В «Экспредо» процесс заполнения кассовой книги формы ко 4 требует существенно меньшего времени, нежели при заполнении в ручную.
Примеры печатных форм, реализуемых в «Экспредо»
Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк кассовой книги .xls Скачать образец заполнения кассовой книги .xls
Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.
Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.
Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.
Основные правила оформления кассовой книгиХранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.
Законодательство Российской Федерации налагает на предпринимателя и организации, которые из-за своего вида деятельности должны работать с наличными деньгами обязательства соблюдения кассовой дисциплины. В которой кассовая книга является основой учета приходящих и уходящих средств.
Для чего нужна кассовая книга?Поэтому можно сделать соответствующий вывод о том, что если юридическое или физическое лицо, работает с наличными средствами, то ему необходимо знать все тонкости ведения кассовой дисциплины, и нюансы оформления отчетности. Так как от нее прежде всего зависят суммы налогообложения.
Кассовая книга – это бухгалтерский документ, отображающий все проходящие операции с наличными средствами будь то доходы или расходы. Следуя из названия такая книга в обязательном порядке должна быть на всех предприятиях, оснащенных кассовым аппаратом. Даже если предприниматель выбрал себе налоговое обложение с помощью системы УСН, он все равно должен завести такую книгу. Такая книга согласно законопроектам, принятым в 1998 году, должна быть представлена в одном экземпляре на предприятии. Ее форма ведения должна быть КО-4.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
Это быстро и бесплатно !
Заполнение этого документа должно производится максимально аккуратно и четко. Ни в коем случае нельзя допускать грубых ошибок. Это связанно с тем, что практически при любой проверке государственными органами предприятия одной из первых требуется кассовая книга.
Согласно законодательству, на фирмах или организациях производящие наличные расчеты должна быть только одна кассовая книга.
Но есть исключение, и заключается оно в том, что в случае если организация имеет большое количество филиалов, работающих обособлено, то каждый из них должен завести свою кассовую книгу. Оригиналы этих книг будут находится в филиалах, а в главное управление в таком случае будут предоставляться копии отчетности и кассовой книги. При подаче отчетности остаток денежных средств в кассе будет записан на баланс филиала и принят на общий баланс предприятия.
Можно ли вести кассовую книгу в электронном виде?Согласно законодательству, на настоящий момент ведение кассовой книги может производится в двух вариантах: вручную или в электронном виде. В последнем варианте это производится с помощью компьютерной техники и специально разработанной программы. Она отображает на компьютере саму кассовую книгу, выполненную в соответствии с формой КО-4. Все поля в ней можно легко и быстро заполнить с помощью мыши и клавиатуры. Кроме того, она имеет настроенную возможность распечатывать все необходимые элементы и документацию на бумагу.
Исходя из норм закона электронная кассовая книга должна заполняться в конце рабочего дня, после чего распечатываться. В итоге необходимо получить два листа документации, на которых будет отображено:
После распечатывания, с листами должен ознакомиться кассир. В случае если все в порядке он их должен подписать. Далее они должны быть пронумерованы и отправлены на хранение в кассу. В конце календарного года, все экземпляры собираются и подшиваются, таким образом формируя книгу. А сами отчеты же необходимо отправит в бухгалтерию.
Ведение кассовой книги в электронном видеКак уже было указано выше заполнение электронной кассовой книги проводится путей ввода данных в готовую форму на компьютере. Так в конце рабочего дня все осуществленные операции с помощью кассы должны быть отображены на одной странице, с обязательным указанием приходных и расходных средств.
Кассовая книга в электронном виде
После чего в итоговой графе проводится суммирование средств и указывается итог. Кассир должен просмотреть результаты трудового дня и составить отчет, а все наличные средства, имеющиеся в кассе, сдаются в бухгалтерию специальным уполномоченным сотрудником.
Одним из удобств ведения кассовой электронной книги является отсутствие необходимости заполнять ее лист и отчет кассира. Так как это схожие документы, то их можно прописать в одной форме, после чего распечатать в двух экземплярах. После чего лист будет пронумерован и оставлен на кассе, а отчет вместе с приложенными первичными документами отправлен в бухгалтерию.
Как проводится инвентаризация кассы и для чего это нужно? Читайте в нашей статье.
Здесь вы сможете ознакомиться с заполнением расходного кассового ордера.
Чтобы оформить товарный чек без кассового чека, изучите эту статью.
Порядок ручного ведения кассовой книгиГрафы и столбцы в электронной кассовой книге должны быть записаны следующим надлежащим образом:
Кроме того, электронная кассовая книга включает возможность осуществления ведения автоматизированным способом. Он имеет ряд своих нюансов, но при этом в сравнении с бумажным вариантом этот процесс становится в разы быстрее.
Все данный обрабатываются специально разработанными программами, которые можно условно разделить на два вида:
Как правило, эти программы должны быть активированы одновременно. При этом должны быть соблюдены следующие нормы:
Еще одним немаловажным преимуществом электронной кассовой книги, является отсутствие нужды нумеровать страницы. Так как это действие проводится автоматически, в порядке возрастания.
Кроме того, в законодательной норме прописано, о необходимости наличия вкладного листа кассовой книги. В нем отображаются общее число листов, созданных за прошедшее время. В последнем листе, отображающем информацию итогов календарного года должны правильно подсчитаны все суммы.
В непосредственные обязанности лица, которое занимается ведение электронной книги, является периодическая проверка автоматизированных программ, на предмет их правильной работы.
Кроме того, руководителю необходимо четко понимать, что независимо от того электронная кассовая книга или нет ответственность со стороны закона на ее правильные данные возлагается либо на главного бухгалтера, либо же на него самого.
Поэтому следует проявлять осмотрительность и периодически проверять правильность автоматизированных показаний, так как все программы рано или поздно могут дать сбой. Однако если такая ошибка не будет определена заранее, а только лишь при проверке, то скорей всего на предприятие со стороны государственных органов будет наложен существенный штраф.
Стоит также отметить, что перед покупкой данной программы, необходимо направить своего человека в предоставляющую ее компанию для того, чтобы он прошел курс по обучению ее ведения.
Ведение кассовой книги в электронном варианте согласно последним правкам в законодательстве может быть осуществлено не только специализированной программой, а еще с помощью простого офисного пакета Exel. А это означает что бухгалтеру теперь можно будет выбрать именно ту форму ведения, которая ему будет наиболее удобной.
Кассовая электронная книга в свете последний законодательных регулирований приобретает все большую популярность среди организаций и предприятий. Это во многом связанно с тем, что появляется больше возможности вести отчетность перед государственными проверяющими органами в электронном виде. Что значительно экономит время как самому предприятию, так и налоговой инспекции. Однако возникают и новые сложности.
Например, многие организации не обладают устройствами для осуществления электронных подписей. Из-за чего их решение о ведении электронной кассовой книги становится бесполезным, ведь ее необходимо заверять подписями.
Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: